Viele Arbeitgeber veranstalten für ihre Mitarbeiter in der Vorweihnachtszeit eine kleine Feier: als gemütliches Zusammensein bei Stollen, Weihnachtsgebäck, Kaffee, Tee und Glühwein oder in Form eines Konzert-, Theater- oder Varietébesuchs.
Problematisch dabei ist unter Umständen nur, dass die Kosten für eine solche Feier beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu behandeln sind, soweit diese den Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter übersteigen. Entfallen auf den Einzelnen beispielsweise 150 Euro, sind 40 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig. Da dies natürlich beim Mitarbeiter einen bitteren Nachgeschmack erzeugt, können Arbeitgeber in diesen Fällen in der Regel die Lohnsteuer mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschalieren und die Steuerzahlung übernehmen. Der Vorteil dabei: Der Steuersatz dürfte meist günstiger sein, als die reguläre Lohnsteuer und auch Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall nicht an.
Der Freibetrag von 110 Euro steht jedem Mitarbeiter jeweils für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr zu. Wurde der Freibetrag bei der ersten Veranstaltung nicht in voller Höhe ausgenutzt, kann er allerdings nicht auf die zweite Feier übertragen werden. Das dritte Fest ist in jedem Fall voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, sofern der Arbeitgeber dies nicht pauschal versteuert. Einzubeziehen sind dabei grundsätzlich alle Kosten, die für die Veranstaltung anfallen, wie Reisekosten, Übernachtungskosten, Raummiete, Entertainment, Verpflegung, Getränke, Geschenke und anderes. Die Kosten sind im Übrigen immer brutto anzusetzen. Ob der Unternehmer aus den anfallenden Kosten (teilweise) Vorsteuer geltend machen kann, spielt dabei keine Rolle.
Für den Unternehmer bedeutet das mitunter eine Rechnung mit spitzem Bleistift, damit die Gesamtkosten geteilt durch die Mitarbeiterzahl im Rahmen bleiben. Doch was, wenn dann doch einige Mitarbeiter plötzlich ihre Teilnahme an der Weihnachtsfeier absagen? Werden dann diese anteiligen geplanten Kosten auf die anderen umgelegt mit der Folge, dass der Unternehmer nachversteuern muss? Nein, entschied hierzu das Finanzgericht Köln (Az 3 K 870/17) und stellt sich damit ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung der Finanzverwaltung. Endgültige Klärung muss nun der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren (Az VI R 31/18) schaffen.
Einige Arbeitgeber laden auch gern die Angehörigen der Mitarbeiter ein. Der Vorteil ist nicht von der Hand zu weisen, denn ein in das Arbeitsumfeld des Mitarbeiters integrierter Partner hat mit Sicherheit mehr Verständnis, wenn Überstunden anfallen oder auch mal Samstagsarbeit ansteht. Doch diese auf den Partner entfallenden Kosten sind dem jeweiligen Arbeitnehmer als eigener geldwerter Vorteil zuzurechnen. Wer also ein ganzes Familienfest mit Kind und Kegel veranstalten will, sollte genau kalkulieren, ob hierfür genügend Mitarbeiter beschäftigt sind und er somit innerhalb der Freibetragsgrenzen bleibt.
Fazit: Tappen Sie bei der Weihnachtsfeier nicht in die Steuerfalle. Lassen Sie sich steuerlich beraten, damit Ihre Mitarbeiter in den Genuss Ihrer Aufmerksamkeiten kommen und Sie keine bösen Überraschungen durch zusätzliche steuerliche Belastungen erleben.